Segnalazioni di condotte illecite – whistleblowing

A chi è rivolto

Le segnalazioni di illeciti possono essere effettuate dal personale dipendente o, comunque, da chi svolge, ha svolto o dovrà svolgere un'attività lavorativa o professionale in favore dell’Azienda USL. Si tratta, in particolare, di:

• dipendenti dell’Azienda USL e dipendenti di altre amministrazioni pubbliche, delle autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione, di enti pubblici economici, di società in controllo pubblico, degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico, delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio che prestano servizio presso l’Azienda USL in posizione di comando, distacco o situazioni analoghe;
• lavoratori autonomi, compresi i lavoratori con contratto d’opera, lavoratori esercenti professioni intellettuali con obbligo di iscrizione in appositi albi o elenchi, prestatori d’opera intellettuale, lavoratori con rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del c.p.c., lavoratori con contratto di collaborazione coordinata e continuativa, che svolgono la propria attività lavorativa presso l’Azienda USL;
• lavoratori o collaboratori di soggetti del settore pubblico o privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore dell’Azienda USL;
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso l’Azienda USL;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso l’Azienda USL;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso l’Azienda USL. Si pensi, ad esempio, ai componenti degli Organismi indipendenti di valutazione (OIV), dell’Organismo Aziendale di supporto (OAS) ecc..

Le segnalazioni possono essere effettuate anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, durante il periodo di prova e quando il rapporto giuridico si è concluso (si pensi agli ex lavoratori) se le informazioni sono state apprese nel corso del rapporto stesso.

Il campo d’applicazione

L’Azienda USL disciplina e gestisce solo le segnalazioni di condotte illecite di cui la persona segnalante sia venuta a conoscenza nell'ambito del proprio contesto lavorativo. Le comunicazioni di misure ritorsive adottate dall’Azienda USL nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione sono di esclusiva competenza dell’ANAC. Le segnalazioni anonime sono trattate soltanto se adeguatamente circostanziate, ma sono in ogni caso escluse dal campo d’applicazione dell’istituto del whistleblowing. Fornire la propria identità è essenziale per verificare se la segnalazione è effettuata dai dipendenti pubblici o equiparati o, comunque, dai soggetti legittimati.

Cosa si intende per condotta illecita

Ai fini della segnalazione whistleblowing, si considerano comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione e che consistono in illeciti amministrativi, contabili, civili e penali e in violazioni di determinati settori del diritto europeo. Sono segnalabili anche le condotte volte ad occultare le violazioni.

Non sono ricomprese tra le violazioni segnalabili le irregolarità nella gestione od organizzazione dell’attività, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o le cd. voci di corridoio, le contestazioni, rivendicazioni, richieste legate ai rapporti personali della persona segnalante nell’ambito lavorativo (si pensi, ad esempio, alle vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore).

Perchè effettuare una segnalazione

Per tutelare l’interesse pubblico e l'integrità della Pubblica Amministrazione. L’obiettivo di fondo è quello di valorizzare l'etica e l'integrità nell’Amministrazione, per corroborarne il prestigio, l’autorevolezza e la credibilità, rafforzare i principi di legalità, buon andamento e imparzialità dell'azione amministrativa, nonché il principio di libera concorrenza.

Requisiti della segnalazione

Le condotte illecite segnalate devono essere riconducibili alle violazioni espressamente previste dal legislatore e la segnalazione deve rispondere alla salvaguardia dell’integrità dell'Azienda USL; la valutazione della sussistenza di tale interesse spetta al Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza dell'Azienda.

La segnalazione di illeciti deve contenere i seguenti elementi:

1. generalità del segnalante, con l’indicazione dei dati di contatto;
2. una esaustiva descrizione dell’episodio e dei fatti oggetto di segnalazione;
3. circostanze di tempo e di luogo ove si sono svolti i fatti;
4. generalità del segnalato o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;
5. se conosciuti, l’indicazione dei nominativi di eventuali testimoni;
6. ogni altra informazione e documenti che possano fornire un utile riscontro circa la reale sussistenza di quanto segnalato.

È utile allegare documenti o file multimediali che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni prive delle generalità della persona segnalante sono anonime e verranno trattate come segnalazioni ordinarie, solo se adeguatamente circostanziate.

Alla persona segnalante, successivamente identificata e che ha subito ritorsioni in ragione della segnalazione, si applicano le tutele previste per il whistleblower.

Come viene gestita la segnalazione

Una volta inviata la segnalazione, il RPCT comunica, di norma, l’avvenuto ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dall’acquisizione, dopodiché svolge un esame preliminare della stessa per valutare la sussistenza dei requisiti di ammissibilità (art. 10 del protocollo operativo aziendale).

Qualora la segnalazione venga valutata ammissibile, il RPCT avvia l'attività istruttoria per verificare la fondatezza dei fatti segnalati e fornisce il relativo riscontro entro tre mesi decorrenti dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza dell’avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento della segnalazione stessa.  Al termine dell'attività istruttoria, il RPCT:

• archivia la segnalazione, in caso di sua manifesta infondatezza, informando il segnalante;
• adotta adeguate misure correttive e di prevenzione indicate all’art. 12 del protocollo operativo, qualora ravvisi elementi a supporto della fondatezza della segnalazione. 

Quali sono le tutele

Il sistema di tutele offerte alla persona segnalante, si estende ad ulteriori soggetti (vedi art. 13 del protocollo operativo aziendale), che, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione o del rapporto che li lega al segnalante, potrebbero subire ritorsioni.

• La riservatezza dell’identità del segnalante è garantita in ogni fase della procedura, anche se la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle previste. Viene garantita la riservatezza anche con riguardo ad informazioni o elementi contenuti nella segnalazione dal cui disvelamento si possa direttamente o indirettamente dedurre l’identità del segnalante. In determinati casi il disvelamento dell’identità richiede il consenso espresso della persona segnalante.
• Il RPCT e tutti i soggetti coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti al rigoroso rispetto dei principi in materia di protezione dei dati personali, dei doveri di comportamento previsti nel Codice di comportamento aziendale e dell’obbligo del segreto d’ufficio.

La segnalazione del whistleblower è sottratta all'accesso agli atti previsto dagli articoli 22 e ss. della legge 241/1990 e ss.mm. e dall’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del D.Lgs. n. 33/2013.

Il presunto autore dell’illecito, con riferimento ai propri dati personali trattati dall’Azienda USL, non può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679, poiché dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio alla tutela della riservatezza dell’identità del segnalante.

Il whistleblower non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

• Protezione da ogni forma di ritorsione eventualmente subita in ragione della segnalazione. Ci si riferisce in particolare a comportamenti, atti od omissioni, anche solo tentati o minacciati, legati alla segnalazione. Le comunicazioni riguardanti eventuali ritorsioni subite devono essere trasmesse esclusivamente all’ANAC.
• Limitazioni della responsabilità, al ricorrere di determinate condizioni, rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni.
• Misure di sostegno da parte degli enti del Terzo settore inseriti in un apposito elenco pubblicato dall’ANAC, i quali possono fornire assistenza e consulenza a titolo gratuito sia alla persona segnalante che a quella segnalata.

Al fine di rendere effettivo il sistema di tutele offerte, il legislatore ha introdotto il principio secondo cui il segnalante e gli ulteriori soggetti tutelati non possono rinunciare al diritto alla segnalazione whistleblowing, salvo i casi in cui le rinunce e le transazioni avvengano dinanzi ad un giudice o in altre sedi protette (amministrative sindacali).

In conformità al principio di privacy by design, l'UO Anticorruzione e Trasparenza, in collaborazione con l'UO Tecnologie Informatiche e di Comunicazione e con il coinvolgimento dell'Ufficio privacy, ha effettuato una valutazione di impatto, ai sensi dell’art. 35 del Regolamento (UE) 679/2016 (GDPR), sui trattamenti riguardanti il canale di segnalazione interna, al fine di individuare ed applicare le necessarie misure idonee a garantire il rispetto delle prescrizioni del GDPR. Si è proceduto ad effettuare un riesame, in concomitanza alla predisposizione delle nuove modalità di segnalazione e all’aggiornamento del protocollo operativo aziendale in materia di whistleblowing.

Come si possono effettuare le segnalazioni

• Applicativo informatico: istruzioni per l’uso

L’Applicativo informatico in cui risulta ricevente esclusivamente il RPCT, utilizza strumenti di crittografia che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione allegata.

Accedendo alla Piattaforma viene visualizzata una schermata iniziale in cui si chiede se si vuole procedere alla compilazione del modulo informatico di segnalazione degli illeciti. Il modulo informatico è composto da sei sezioni: in particolare, nella prima sezione viene richiesto al segnalante di fornire i propri dati personali identificativi. Il conferimento di tali dati non è obbligatorio, ma è un requisito necessario nel caso si voglia inviare una segnalazione godendo delle tutele previste per il whistleblower.

Una volta inviata la segnalazione di illeciti, l’applicativo genererà un codice “identificativo univoco” o “key code” di 16 cifre che il segnalante dovrà utilizzare per poter accedere alla segnalazione dall'area che indica "Hai già effettuato una segnalazione? Inserisci il tuo codice di ricevuta di 16 cifre (key code)"; il segnalante potrà compilare il modulo aggiuntivo, con il quale può fornire i propri dati personali identificativi, allegare eventuale documentazione, verificare lo stato della segnalazione, dialogare con il RPCT e conoscere i relativi esiti.

• Linea telefonica dedicata

La linea telefonica è attiva presso l’ufficio del RPCT. Digitando lo 051 9591000 risponderà un servizio di messaggeria vocale. Al termine del messaggio di benvenuto è possibile registrare la segnalazione orale, fornendo anche un proprio indirizzo e-mail, in modo da consentire al RPCT di dare seguito alla segnalazione. Al termine della chiamata la registrazione viene inoltrata come allegato di una e-mail verso una casella di posta elettronica aziendale dedicata, ad accesso esclusivo del RPCT.

• Incontro diretto con il RPCT

È possibile richiedere un incontro al RPCT, che sarà fissato entro un termine ragionevole. Su richiesta, l’incontro può avvenire in un luogo protetto, anche al di fuori dei locali dell’Azienda, al fine di garantire la massima riservatezza. La segnalazione effettuata nel corso dell’incontro è documentata a cura del RPCT mediante verbalizzazione della denuncia. Il verbale dell’incontro è sottoscritto dalla persona segnalante, la quale è tenuta a fornire un proprio contatto, preferibilmente un indirizzo e-mail, necessario per mantenere le opportune interlocuzioni e consentire al RPCT di fornire i riscontri e l’esito della segnalazione.