Fornitura, installazione e posa in opera di un acceleratore lineare doppia energia

Il giorno 8 aprile 2015, alle ore 9,30, si terrà, presso l'Ausl di Bologna - Servizio Acquisti Metropolitano - Via Gramsci 12  Bologna, al  3° piano  Ala Ovest,- la seduta pubblica per il controllo della documentazione amministrativa e tecnica di gara.

24/03/2015 - Modifiche allegato A -

Con determina n.  526 del 20.03.2015 sono state apportate modifiche all’Allegato A .

 Nello specifico, l’Allegato A , ultima pagina sezione " Assistenza post vendita" : la voce "Abbonamento servizio ECRI “Full Health Technology Assessment Information System (HTAIS)” and “Health Devices System and AlertsGOLD per 24 mesi per le necessità dell’Ingegneria Clinica" deve essere modificata in abbonamento servizio ECRI “Health Devices GOLD" per 24 mesi per le necessità dell’Ingegneria Clinica"

Chiarimenti del 11/03/2015 (di seguito a quelli pubblicati il 10/03/2015).

Domanda 23

RADIOPROTEZIONE

Considerando che qualsiasi Linac da 10 MV. produce anche radiazione neutronica, è risultato nei calcoli di verifica effettuati che la porta esistente sia adeguata a garantire il rispetto dell’obiettivo di 1 mSV./anno attribuendo allo spazio immediatamente a valle della stessa un fattore di occupazione pari a 1/32. Dal momento che per la zona in questione, visto il relativo utilizzo, a nostro avviso è ragionevole l’attribuzione di tale valore; si chiede il vostro assenso in merito.

Risposta 23

Per la porta di accesso al locale LINAC il fattore di occupazione che si ritiene adeguato utilizzare è pari a 1/8, come indicato anche da NCRP 151 (2005). Tenendo presente che è richiesto in capitolato un Linac a bassa energia (<= 10MV), dove il processo di produzione di fotoneutroni (g,n), che avviene sia nella testata dell'acceleratore che nelle schermature del locale, generalmente presenta una percentuale di contaminazione neutronica non significativa da un punto di vista radioprotezionistico per la radiazione secondaria (cfr NCRP 151 – IAEA , ecc). Inoltre nella valutazione si deve tener conto del reale carico di lavoro distribuito percentualmente su 6 e 10MV, nonchè delle dosimetrie ambientali e personali di 15 anni di attività con un Linac a bassa energia installato nel medesimo locale che hanno fornito sempre valori non dissimili dal fondo naturale di radiazione. Ci si riserva, qualora necessario, un eventuale adeguamento anche in termini di carico di lavoro.

Tuttavia si ringrazia per la segnalazione e la percentuale di contaminazione di radiazione neutronica del fascio X sarà valutata come performance della tecnologia offerta.

Domanda 24

CONSEGNA

Nel capitolato di gara, a pagina 9 di 28, all’interno dell’art.10 è riportato:non sono disponibili magazzini, pertanto la consegna e l’installazione dovranno essere contestuali …” . A riguardo si conferma che le parti più voluminose dell’apparecchiatura verranno inserite immediatamente nel bunker, ma si necessita di un locale (20 mq. circa) con  possibilità di chiusura a chiave dove poter stoccare tutto il materiale che interesserà successivamente la fase installativa del Linac, quali PC, monitor ed accessori vari legati alla fase di calibrazione e di taratura. Si chiede conferma della disponibilità nelle vicinanze del Bunker di un locale dedicato all’aggiudicatario.

Risposta  24

Si conferma la presenza di un locale dedicato all'aggiudicatario con le caratteristiche richieste

Domanda 25

FIGURE PROFESSIONALI

Nel capitolato di gara a pag 3 è indicato che “ le ditte concorrenti dovranno presentare un’offerta che comprenda sia una quantificazione tecnico qualitativa ed economica della fornitura, sia la progettazione definiva ed esecutiva ….” E che “ le ditte concorrenti dovranno associare/indicare un soggetto in possesso dei requisiti di cui all’art.10 del medesimo D.Lgs 81/08.

a.      Si chiede quindi conferma che l’onere economico per il Coordinatore in fase di Esecuzione sia a carico della Stazione Appaltante  e che alla ditta aggiudicataria spetti solamente l’indicazione di un tecnico competente in materia.

b.      Si chiede inoltre conferma che anche la nomina del Direttore dei Lavori e il rispettivo onere economico siano a carico della Stazione appaltante.

Risposta  25

Nomina e oneri del coordinatore in fase di esecuzione e della direzione lavori saranno in carico alla stazione appaltante.

E’ a carico della ditta la redazione del progetto definitivo e PSC ai sensi del D.Lgs 81/08 e, in caso di aggiudicazione, la redazione del progetto esecutivo, completo della documentazione prevista per legge; tale progetto dovrà essere approvato dalla stazione appaltante.

Domanda 26

MANUTENZIONE IN GARANZIA

Si chiede una conferma che durante il periodo di garanzia le attività della sola documentazione programmata delle eventuali forniture accessorie relative agli impianti elettrici/meccanici (con l’inclusione della porta) siano a carico della Stazione appaltante 

Risposta  26

Si conferma che durante il periodo di garanzia le attività di manutenzione programmata delle eventuali forniture accessorie relative agli impianti elettrici e meccanici (con l’inclusione della porta), saranno a Carico della Stazione Appaltante.

Domanda 27

ASSISTENZA TECNICA

Si chiede conferma che durante il periodo post –garanzia l’assistenza pluriennale dell’Aggiudicatario sia riferita esclusivamente alla sola Apparecchiatura con i relativi accessori con totale esclusione delle forniture secondarie legate agli impianti elettrici e meccanici, inclusa la porta del bunker seppure riferite al nuovo Linac.

Risposta  27

Si conferma che durante il periodo di post-garanzia l’assistenza pluriennale dell’ Aggiudicatario non sarà riferita alle forniture secondarie legate agli impianti elettrici e meccanici, inclusa la porta del bunker.

Domanda 28

 TVCC

Viene chiesta in gara la fornitura di n.3 telecamere mobili con i relativi monitor; si chiede per non appesantire le Consolle Comandi di hardware di poter prevedere un solo monitor collegato ad un quoter pluricanale. A discrezione del personale tecnico operante in Consolle Comandi si potrà decidere di vedere ciclicamente le singole immagini riprese dalle telecamere o avere in maniera permanente il monitor diviso in più settori con in contemporanea le riprese delle tre camere, in ogni momento si potrà passare da un sistema di visione all’altro.

Risposta  28

Si conferma che è la configurazione  proposta è accettabile 

Domanda 29

RILEVAZIONE FUMI

Si chiede quale sia la posizione, la marca e il modello della centrale Rilevazione incendi esistente e dell’impianto centralizzato di controllo ai quali dovranno essere collegati i nuovi impianti.

Risposta  29

Il sistema di rivelazione incendi dell’intero ospedale è costituito da una serie di centrali Honeywell XL1000 in collegamento tra di loro via BUS. Ciascuna centrale è riferita ad un padiglione o area specifica. La centrale di riferimento per la zona di installazione del nuovo acceleratore lineare si trova al piano base del padiglione stesso presso il locale tecnico ospitante il quadro generale. Si allega pianta con evidenziato tale locale .

Domanda 30

IMPIANTO CDZ

Si chiedono le caratteristiche attuali di ricambio aria garantite all’impianto di aerazione esistente e la conferma del corretto funzionamento dell’impianto stesso .

Risposta  30

Vedi quesito  21

Domanda 31

IMPIANTO DI REFRIGERAZIONE

Si chiede al conferma del corretto funzionamento dell’impianto attuale.

Risposta  31

Si conferma che l’esistente impianto di refrigerazione alla data della risposta al quesito funziona correttamente.

Chiarimenti del 10/03/2015 (di seguito a quelli pubblicati il 03/03/2015).

Domanda 21

Al fine di una corretta progettazione degli impianti, si chiede disponibilità dei progetti elettrici, idrici e termotecnici di tutti gli impianti presenti c/o l’area di intervento con indicazione degli eventuali punti di connessione. In particolare è necessario sapere :

a)       le caratteristiche di portata (Vol/h) dell’impianto di condizionamento esistente, specificando se tale impianto contribuisca al ricircolo d’aria del solo bunker oppure anche di altri locali,

b)       La disponibilità di planimetrie e sezioni in formato CAD (dwg).

Risposta 21

a)  le caratteristiche di portata (Vol/h) dell’impianto di condizionamento esistente sono le seguenti:

-  locale bunker ricambio aria superiore a 10 Vol/h;

- sala comandi ricambi aria pari a 5 Vol/h;

l’impianto in questione è a servizio dei due locali suddetti ed ha complessivamente la portata, rilevata dai controlli periodici previsti all’interno della gestione manutentiva, pari a 2600 mc/h.

b ) si allegano le planimetrie e sezioni in formato CAD (DWG)

prospetti sezioni anno 2002-dwg; prospetti sezioni anno 2009.dvg; sezione da verificare.dwg

Domanda 22

si chiede cortesemente dove poter reperire il documento DUVRI

richiesto nella busta B ? Documenti amministrativi e menzionato al punto 15 della vostra lettera di invito

Risposta 22

Il punto 15 della lettera di invito contiene un refuso.  Il DUVRI in questa fase non è richiesto (sarà inviato solo alla ditta aggiudicataria).  Resta invece da produrre la “ Dichiarazione di aver preso visione del fascicolo informativo sui rischi specifici delle Aziende Sanitarie di cui alla presente procedura di gara”

Chiarimenti del 03/03/2015 (di seguito a quelli pubblicati il 13/02/2015).

Domanda 13

Relativamente all’Art. 1. “Oggetto della fornitura” si richiede, facendo riferimento alla dismissione dell’attuale Acceleratore Lineare, di confermare se la eventuale dismissione delle parti attivate saranno gestite direttamente dalla Vs. Azienda.

Risposta 13

Si conferma che la dismissione dell'attuale acceleratore lineare è a carico della Ditta aggiudicataria. Si rimanda inoltre alla risposta a chiarimenti  punto n.5

Domanda 14

Relativamente all’Art. 2. ”Importo della fornitura”, si richiede di confermare che il “progetto definitivo” dovrà essere presentato in sede di offerta.

Con riferimento allo stesso Articolo del Capitolato di gara, si chiede di chiarire a quali requisiti di cui al D.lgs 81/08 si faccia riferimento (l’Art. 10 a cui si fa riferimento parla d’altro : confermare se trattasi di refuso)

Risposta 14

Si rimanda alla risposta a chiarimenti punto 2 per il progetto definitivo. per quanto riguarda il riferimento al Dlgs. 81/08, si conferma che l'Art.10 è un refuso (intendendo il riferimento al decreto in generale)

Domanda 15

Relativamente all’Art. 8. “Informazione sui rischi, sopralluogo e necessità impiantistiche”, si richiede :

 al fine di dimensionare adeguatamente le barriere proteximetriche del bunker oggetto dell’intervento, si richiede disponibilità della relazione proteximetrica del bunker esistente (incluse caratteristiche della porta attualmente installata) o, qualora non disponibile, quota esatta e composizione dei materiali delle barriere esistenti su tutti i lati ed il soffitto. Si chiede inoltre definizione esatta da parte del Vs Esperto Qualificato dei seguenti elementi :

-indicazione delle pertinenze con relativa destinazione d’uso e fattori occupazionali;

-indicazione circa il carico di lavoro previsto alle diverse energie in base alle tecniche di cui si prevede l’utilizzo.

Solo con tali dati saremo in grado di valutare l’idoneità delle barriere esistenti, e di considerare l’eventuale necessità di sostituzione della porta schermata.

Risposta 15

Si rimanda alla risposta a chiarimenti punto 4. Si specifica che la porta è di marca Tema Sinergie s/n 747 con 10 mm di Piombo.

Domanda 16

Relativamente all’Art. 6. “Tempistiche”, relativamente alla consegna dei verbali di installazione e la messa in funzione d’acceleratore, a partire dalla data del Verbale di consegna dei locali/lavori entro 90 giorni solari continuativi oppure entro quanto dichiarato nel cronoprogramma dalla Ditta, segnaliamo che i suddetti 90 giorni potrebbero essere insufficienti in relazione agli interventi effettivamente da realizzarsi.

Si fa pertanto richiesta di estensione del periodo ad almeno 120 giorni solari.

Risposta 16

Si rimanda alla risposta alla risposta a chiarimenti punto  3

Domanda 17

Relativamente all’Art. 4. “ Obiettivi della fornitura ”, in merito alla richiesta di completa connettibilità con il sistema R&V installato presso la Radioterapia Bellaria, si richiede di specificare la versione Software dello stesso Sistema.

A tal proposito, si rappresenta inoltre che l’interfacciamento al sistema Mosaiq può essere realizzato solo attraverso una interfaccia fornita dalla ditta Elekta, nostra diretta e unica concorrente per la gara in oggetto a condizioni economiche stabilite in via esclusiva dalla stessa ditta Elekta.

Siamo pertanto a richiedere che la Vs. Azienda si faccia carico di tale interfaccia per consentire il rispetto della par condicio.

Risposta 17

Si conferma che, in alternativa al collegamento richiesto al sistema di Record&Verify in uso presso la U.O. di Radioterapia (Elekta Mosaiq v2.0), è possibile offrire un sistema di R&V dedicato che ne garantisca le medesime funzionalità e le medesime interfacce ai seguenti dispositivi  :

- i TPS (CMS mod. XiO, Elekta mod. PrecisePlan , Elekta mod. Monaco) e il sistema di Anatomy Modeling e Simulazione Virtuale CMS mod. FOCALSim per lo scambio di piani di trattamento, distribuzione di dose

- il RIS El.Co. mod. Polaris per l'importazione dei dati dei pazienti via interfaccia dedicata

Domanda 18

Con riferimento all’Art. 5 “Caratteristiche della fornitura” e con riferimento all’ Allegato A “caratteristiche tecniche di minima del sistema” , riguardo alla richiesta “Dimensione della lamella proiettata all'isocentro su tutto il campo utile non dovrà essere superiore a 0,5x0,5 cm”, di confermare le dimensioni del campo minimo utile con risoluzione all’isocentro di 0.5x0.5 cm.

Risposta 18

Si conferma che non vi sono limitazioni minime al "campo utile" su cui viene richiesto il requisito della dimensione delle lamelle all'isocentro di 0,5x0,5 cm

Domanda 19

 Alla luce delle richieste di cui sopra, stante la complessità della gara e degli elaborati progettuali richiesti, richiediamo una proroga dei termini attualmente previsti per la consegna di almeno 30 giorni.

Risposta 19

I termini sono stati prorogati ulteriormente al 31/3/2015

Domanda 20

 Al fine di una corretta progettazione degli impianti, si chiede disponibilità dei progetti elettrici, idrici e termotecnici di tutti gli impianti presenti c/o l’area di intervento con indicazione degli eventuali punti di connessione. In particolare è necessario sapere :

a) la potenza disponibile al quadro elettrico da cui derivare l’alimentazione per il nuovo acceleratore,

b) disponibilità e posizione dell’allaccio acqua refrigerata, garantita per 365 giorni all’anno.

Risposta 20

a)la potenza disponibile per la derivazione del quadro elettrico è desumibile dai dati di targa degli interruttori di alimentazione normale e privilegiata del quadro a monte denominato BTQ51 tali valori sono riportati dalle pagine degli schemi allegate (all. 1 e all 2 nel file Allegati_1_2_impianti.zip)  

b)l'allaccio per l'acqua refrigerata e per i fluidi caldi è disponibile nel locale posto al piano base sottostante l'acceleratore in demolizione

27/02/2015

Con determina n.352 del 26/02/2015 sono stati ulteriormente prorogati i termini di scadenza per la presentazione delle offerte al giorno 31 Marzo 2015 ore 12,00.

Chiarimenti del 13/02/2015.

Con  determinazione n° 253 del 11/02/2015 è stato prorogato il termine di presentazione delle offerte al giorno 09/03/2015. Con la stessa determina sono state altresì approvate modifiche al capitolato speciale, per le quali vengono allegati i nuovi documenti. Si forniscono inoltre i seguenti chiarimenti:

Domanda 1:

Data la scadenza della gara in oggetto, concomitante alla chiusura di altre gare già in essere, si chiede cortesemente un proroga di almeno 10 gg sulla data di presentazione della stessa prevista dal bando il 20 Febbraio ore 12.00.

Risposta 1:

La scadenza della gara viene prorogata al giorno 9 Marzo ore 12,00

Domanda 2

 Presentazione progetto esecutivo entro 7 giorni solari.

La realizzazione del progetto esecutivo richiede una serie di analisi puntuali da eseguirsi in collaborazione con il Vs. Ufficio Tecnico e l’esperienza insegna che, a seguito del sopralluogo da parte dei progettisti con il personale tecnico Azienda Ospedaliera, scaturisce la necessità di approfondimenti tecnici che richiedono adeguate tempistiche; detto cio’ 30 giorni, per i motivi di cui sopra, ci sembra una tempistica per la redazione del progetto esecutivo più adeguata.

Risposta 2

Si coglie l'occasione per sottolineare l'obbligatorietà del sopralluogo. Si precisa che in sede di offerta deve essere presentato il progetto definitivo. Sentito anche il Servizio Tecnico, si ritiene che il progetto esecutivo possa essere presentato entro 10 gg solari a partire dalla stipula del contratto

Domanda 3

Verbali di Installazione e messa in funzione

In merito alle tempistiche di Consegna dei verbali di Installazione e la messa in funzione dell’Acceleratore a partire dalla data del Verbale di consegna locali/lavori entro 90 gg solari continuativi, alla luce delle opere da eseguire e al tempo di installazione del solo Linac (60 gg) si chiede un incremento di 30 giorni delle tempistiche concesse.

Risposta 3

Si concede l'incremento a 120 gg solari continuativi dalla consegna dei verbali di Installazione e la messa in funzione dell’Acceleratore a partire dalla data del Verbale di consegna locali/lavori.

Domanda 4

Relazione Proteximetrica

In merito alla richiesta di fornire specifica relazione di Radioprotezione, si richiede Relazione Proteximetrica in essere e planimetrie/sezioni del bunker oggetto di intervento dalle quali si possano evincere spessori delle barriere e composizione delle stesse.

Risposta 4

Si allega la relazione proteximetrica richiesta

Domanda 5

Smaltimento Linac esistente

Si richiede la possibilità di stoccare parti dell’Acceleratore eventualmente attivate presso locale idoneo da voi individuato sino a completo decadimento delle stesse a seguito del quale verranno smaltite come normale rifiuto a spese dell’Aggiudicataria.

Risposta 5

E' possibile stoccare le parti dell'acceleratore eventualmente attivate presso la U.O. di Radioterapia  presso un locale tecnico/magazzino sottostante il bunker dell'acceleratore oggetto di installazione, fermo restando che, a completo decadimento delle parti, queste vengano ritirate e smaltite dalla ditta aggiudicataria. Ogni onere di trasferimento da/verso il locale individuato dovrà essere a carico della Ditta aggiudicataria

Domanda 6

FASE 1- (Collaudo preliminare e autorizzazione al commisioning)

Si chiede di eliminare il Certificato di regolare esecuzione degli impianti e strutture dall’elenco della documentazione propedeutica e necessaria al compimento Fase 1 del collaudo. La richiesta viene motivata in quanto è facoltà del Direttore Lavori usufruire di tutta la tempistica che la Legge gli consente per la redazione di tale documento. Il documento in questione puo’ essere sostituito da “Cerificato Ultimazione Lavori”.

Risposta 6

Il Certificato di Regolare Esecuzione citato nel Capitolato viene emesso dal Direttore dei Lavori di Installazione che è interno all'Azienda USL; la Commissione di Collaudo ha il vincolo temporale dell'acquisizione di tale certificato ritenuto indispensabile per l'autorizzazione alla fase successiva

Domanda 7

FASE 2 (Commisioning)

 Si chiede che la durata venga fissata in “entro e non oltre 60 gg.” trascorsi i quali per motivi non dipendenti dall’Aggiudicataria si darà comunque il via alla Fase 3 di collaudo.

Si chiede inoltre che l’avvio della Garanzia della fornitura e l’autorizzazione alla liquidazione della fattura avvenga con la positiva conclusione della Fase 2 anziché della Fase 3 come indicato nel Capitolato Speciale di Gara.

Risposta 7

Considerate le richieste si ritiene opportuno apportare le seguenti modifiche all'Art. 11 e Art. 13 (GARANZIA) del Capitolato :

La durata della FASE 2 viene fissata “entro e non oltre 60 gg” (esclusi ritardi imputabili alla Ditta aggiudicataria) Al termine della FASE 2 la Commissione di collaudo attesta l'avvenuta informazione/addestramento del personale utilizzatore e la corretta acquisizione dei valori di riferimento per il Commissioning , l'autorizzazione alla liquidazione della fattura avverrà con la positiva conclusione della FASE 2

La garanzia decorrerà dalla conclusione con esito positivo della fase di Commissioning del TPS che attesterà anche l'inizio dell'uso clinico dei dispositivi

Domanda 8

Penali

Tale Articolo, per come formulato, è per noi inaccettabile. Le penali applicate durante la garanzia risultano nel valore, assolutamente sproporzionate e quindi non ricevibili. Stessa analisi dicasi per le penali nel periodo post garanzia. Più in generale si richiede l’eliminazione delle penali degli steps intermedi dell’esecuzione del contratto limitandole al compimento nei tempi contrattuali della Fase 2.

Risposta 8

Si confermano le penali indicate nell’art.18

Domanda 9

Allegato A.3

Si richiede ove sia reperibile l’allegato A.3 citato a pag. 26 del Capitolato Speciale di Gara.

Risposta 9

L'allegato A.3 riportato per refuso nel Capitolato è in realtà l'Allegato B

Domanda 10

Allegato B – Assistenza tecnica post vendita

Il costo annuo del contratto di manutenzione Full Risk da voi indicato non superiore al 6.5% del valore dell’apparecchiatura indicato in offerta valido per un periodo di 8 anni dal collaudo è per noi inaccettabile. Si chiede di eliminare questa imposizione percentuale.

Risposta 10

Per mero errore materiale è stato indicato che il costo annuo del contratto di manutenzione Full Risk non deve essere superiore al 6.5% del valore dell’apparecchiatura indicato in offerta valido per un periodo di 8 anni dal collaudo, mentre il valore corretto è il 7,5%

Domanda 11

 Allegato G – Offerta economica

Si chiede di modificare l’allegato alla pagina 3 di 4 ove viene menzionato “Sistema ecotomografico cardiologico/vascolare” alla posizione G.

Risposta 11

La dicitura “Sistema ecografico” nell'allegato G è un refuso e va modificata con “Trasporto e smaltimento acceleratore esistente”

Domanda 12

Si richiede la possibilità di quotare elementi opzionali non richiesti dal Capitolato di Gara.

Risposta 12

È possibile la quotazione di elementi opzionali  purché descritti nell'offerta dettagliata senza prezzi e riportati nell'offerta dettagliata con prezzi

11/02/2015.

La scadenza della gara viene prorogata al giorno 9 Marzo ore 12,00.

Sono  in corso le procedure per la formalizzazione della proroga.